Gestão Documental

Conheça esta solução da Ágape Consultoria para transformar seu arquivo público em Arquivo Inteligente.

O que é a Gestão Documental

A Gestão Documental é um conjunto de medidas e rotinas para organizar e racionalizar a criação, tramitação, classificação e avaliação de documentos. Isso é feito com a criação de um Arquivo inteligente, que torna mais fácil e rápido o acesso à informação e ainda reduz o espaço físico necessário para armazenamento.

Processo

Elaboração de Instrumentos Arquivísticos

O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo, produzido ou recebido, pelo órgão, no exercício de suas funções e atividades. A Tabela de Temporalidade Documental determina o prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente, sua transferência ao arquivo intermediário, os critérios para Compilação de Atos Normativos, a
eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente.

Guarda de Documentos

A Ágape Consultoria dispõe de uma infraestrutura completa para armazenagem de documentos, utilizando soluções de arquivamento e gerenciamento de acervo integradas com ferramentas digitais, conectadas à web, garantindo acessibilidade, segurança e agilidade no rastreamento e recuperação de informações, além de relatórios e gráficos gerenciais.

Digitalização

O processo de digitalização consiste em transformar documentação de papel em arquivos digitais, que serão armazenados em uma ferramenta inteligente, disponível 24h/dia. Esta tecnologia possibilita o armazenamento de grandes volumes de documentos com certificação digital, em um ambiente seguro, com reduzida necessidade de espaço físico e manutenção, e acessível em uma variedade de dispositivos.

As principais vantagens de ter um Arquivo Inteligente

  • Otimização de espaço

  • Redução dos custos para gerenciar e manter os arquivos

  • Padronização dos métodos de arquivamento

  • Melhoria da integridade do acervo de documentos

  • Disponibilidade online 24/7

  • Definição de instrumentos arquivísticos

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Converse com um de nossos consultores e nós poderemos ajudar você a entender tudo o que é possível fazer para inovar e aumentar a transparência do seu órgão público no atendimento ao cidadão.

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