GESTÃO DOCUMENTAL

O ARQUIVO PÚBLICO INTELIGENTE

Organize e diminua o espaço do seu Arquivo Público!

GESTÃO DOCUMENTAL: UMA SOLUÇÃO PARA TRANSFORMAR SEU ARQUIVO PÚBLICO EM ARQUIVO INTELIGENTE

Gestão documental é o conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação e avaliação dos documentos.

A Gestão Documental executada pela Ágape Consultoria garante a transformação do seu arquivo público em um arquivo inteligente, tornando mais fácil e rápido o acesso à informação, e ainda reduzir o espaço físico para o seu armazenamento.

Elaboração de Instrumentos Arquivísticos

O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo, produzido ou recebido, pelo órgão, no exercício de suas funções e atividades.

A Tabela de Temporalidade Documental determina o prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente, sua transferência ao arquivo intermediário, os critérios para Compilação de Atos Normativos, a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente. Os documentos produzidos, organicamente, pelas instituições, no desenvolvimento das suas atividades e funções, possuem um ciclo vital próprio e devem ser controlados para evitar o acúmulo desnecessário de papéis e outros suportes informacionais, que prejudiquem a recuperação rápida das informações.

Organização Documental

Conjunto de técnicas, rotinas e operações arquivísticas, que tem como objetivo organizar adequadamente todo o acervo de forma a proporcionar uma recuperação rápida e precisa de um documento ou informação, agilizando a execução das atividades operacionais e auxiliando na tomada de decisão na Administração Pública.

Digitalização

O processo de digitalização consiste em transformar informações, originalmente criadas em papel, em arquivos digitais, ou seja, gerando uma imagem através de um scanner. Esta tecnologia possibilita o armazenamento digital de grandes volumes de documentos em um ambiente seguro e acessíveis em computador.

Guarda de Documentos

A Ágape Consultoria disponibiliza toda infraestrutura de armazenagem utilizando soluções de arquivamento e gerenciamento de seu acervo documental integradas com ferramentas Web, que garante segurança, produtividade, agilidade no rastreamento e recuperação de informações, além de relatórios e gráficos gerenciais.

Imagem mostrando o arquivo organizado da Prefeitura Municipal de Marataízes/ES

ARQUIVO INTELIGENTE

A implantação da Gestão Documental em seu órgão público torna o seu Arquivo Inteligente, trazendo os seguintes benefícios:

  • Otimização de espaço;
  • Organização física adequada;
  • Descarte de documentos expirados ou desnecessários;
  • Redução dos custos para gerenciar e manter os arquivos;
  • Padronização dos métodos de arquivamento;
  • Melhoria da integridade do acervo de documentos;

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COMPILAÇÃO DE ATOS NORMATIVOS

O processo de compilação de atos normativos consiste em transformar aqueles documentos legais (Leis, Decretos, Portarias, Instruções Normativas etc) e que são de caráter permanente, em arquivos digitais editáveis, contendo em seu texto as remissões atualizadas, permitindo também a consulta full text.

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